Мільйони українців поспішають оцифрувати трудові книжки до 10 червня 2026 року. Але отримавши в кабінеті Пенсійного фонду заповітний статус «Виконано», багато хто розслабляється передчасно. Фахівці попереджають: цей статус підтверджує лише факт завантаження документів, але аж ніяк не гарантує, що увесь ваш страховий стаж зарахований правильно.
Що насправді означає статус «Виконано» у кабінеті ПФУ
Коли роботодавець або сам працівник завантажує скановані сторінки трудової книжки на портал електронних послуг Пенсійного фонду України, система автоматично присвоює заявці статус «Виконано» після успішного збереження файлів. Це технічне підтвердження того, що документи отримані і зареєстровані в черзі на обробку — і нічого більше.
Справжня перевірка відбувається пізніше: спеціалісти ПФУ вручну аналізують кожну сторінку, звіряють записи з архівними даними та реєстром застрахованих осіб. Саме на цьому етапі з’ясовується, чи всі роки роботи можуть бути підтверджені офіційно.
Найпоширеніші причини незарахування стажу
Практика показує: навіть після отримання статусу «Виконано» чимала частина записів може бути відхилена. Ось які недоліки трапляються найчастіше:
- Нечитабельні або розмиті записи — стандартна проблема для книжок радянського зразка, де чорнило вицвіло або сторінки пошкоджені.
- Помилки у персональних даних — розбіжність у написанні прізвища, імені або по батькові між трудовою книжкою та паспортом.
- Відсутні або нечіткі печатки підприємств — ПФУ може не підтвердити запис без відбитку організації, яка його внесла.
- Некоректні або суперечливі дати — коли дата прийняття на роботу пізніша за дату звільнення або навпаки.
- Неврахований час навчання або служби в армії — ці періоди часто ігноруються автоматично, якщо не подані підтвердні документи.
- Ліквідовані підприємства — якщо організація вже не існує, підтвердити стаж можна лише через архів, що потребує додаткового часу.
Найнеприємніше в усьому цьому — люди дізнаються про відхилені роки здебільшого вже при оформленні пенсії, коли виправляти ситуацію набагато складніше.
Покрокова інструкція: як перевірити страховий стаж після оцифрування
Не чекайте на пенсійний вік. Щоб переконатися, що всі дані внесені правильно, виконайте кілька простих кроків просто зараз:
- Зайдіть до особистого кабінету на порталі електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua) через BankID, Дію або кваліфікований електронний підпис.
- Перейдіть до розділу «Електронна трудова книжка» → «Дані ЕТК» → «Відцифрована ЕТК».
- Уважно перегляньте перелік усіх зафіксованих періодів роботи та порівняйте їх із паперовою книжкою.
- Перевірте загальний підрахований стаж — чи збігається з вашими підрахунками.
- Перегляньте наявність зауважень або повідомлень від ПФУ — якщо якийсь запис відхилено, фонд зобов’язаний вказати причину.
Що робити, якщо частину стажу не зараховано
Якщо ПФУ відхилив певні записи — це вирішувана ситуація, але краще зайнятися нею якомога раніше. Залежно від причини відмови вам потрібно буде:
- Повторно відсканувати проблемні сторінки з кращою якістю (мінімум 300 dpi, чіткий контраст).
- Запросити архівну довідку про підтвердження трудового стажу у державному архіві за місцем реєстрації колишнього підприємства.
- Звернутися особисто до найближчого відділення ПФУ з оригіналом трудової книжки та додатковими документами.
- Повторно завантажити виправлені документи через портал і дочекатися нового рішення.
Важливо знати: паперові книжки не скасовують
Попри активне оцифрування, паперові трудові книжки в Україні поки що не скасовуються та залишаються юридично дійсними документами. Роботодавці зобов’язані їх вести далі. Проте пріоритет при призначенні пенсії вже зміщується на бік цифрових даних: ключовим джерелом інформації стає електронний реєстр застрахованих осіб та відцифрована ЕТК.
Тому просте сканування — це лише перший крок. Другий і головний — особисто переконатися, що ПФУ коректно обробив кожен запис і врахував увесь ваш стаж. Зробіть це зараз, не відкладаючи до пенсійного віку.
Читайте також: Як перевести пенсію за новим місцем проживання: покрокова інструкція ПФУ