Оцифрування трудової книжки — це передача даних про ваш трудовий стаж з паперового формату до електронного реєстру Пенсійного фонду України. Електронна трудова книжка діє в Україні з 2021 року, а строк завершення оцифрування — до 10 червня 2026 року. Після цього паперова трудова книжка поступово втратить статус основного документа про трудову діяльність.
Процедура не є обов’язковою — штрафів за її відсутність немає. Проте оцифрувати трудову книжку заздалегідь варто тим, хто має великий стаж до 2000 року, незабаром виходить на пенсію або хоче уникнути затримок при оформленні виплат.
Які документи потрібні для оцифрування трудової книжки
Основний пакет документів, який необхідно підготувати:
- Трудова книжка — скановані кольорові копії всіх заповнених сторінок у хронологічному порядку, включаючи обкладинку та титульний аркуш.
- Паспорт або документ, що посвідчує особу — для верифікації при реєстрації на порталі ПФУ.
- РНОКПП (ідентифікаційний код) — для заповнення особистих даних в системі.
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП) або Дія.Підпис — для підписання та надсилання заяви онлайн.
Додатково, залежно від ситуації, можуть знадобитися:
- Документи про освіту — якщо навчання враховується у стажі;
- Свідоцтво про народження дитини — для жінок, у яких є відповідні записи про відпустку по догляду за дитиною;
- Довідки з попередніх місць роботи — якщо в трудовій книжці є неточності або спірні записи;
- Інші документи, що підтверджують страховий стаж — архівні довідки, договори тощо.
Вимоги до сканованих копій трудової книжки
Перед завантаженням документів важливо перевірити, чи відповідають скани вимогам ПФУ:
- Сканкопії мають бути кольоровими;
- Усі заповнені сторінки — у хронологічному порядку;
- Зображення чіткі, без тіней, видно всі реквізити: назва документа, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника;
- Рекомендована роздільна здатність — 300 dpi;
- Формат файлів: JPG або PDF;
- Розмір кожного файлу — не більше 1 МБ.
Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція
- Зареєструйтесь на вебпорталі ПФУ (portal.pfu.gov.ua) за допомогою КЕП або Дія.Підпис.
- Перейдіть до розділу «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
- Перевірте або заповніть особисті дані та надайте згоду на обробку персональних даних.
- Прикріпіть скановані копії трудової книжки у хронологічному порядку.
- Підпишіть та надішліть заяву електронним підписом.
- Перевірте статус обробки у розділі «Мої звернення».
Подати документи можна також особисто у сервісному центрі ПФУ — у такому випадку КЕП не потрібен.
Оцифрування для тих, хто перебуває за кордоном
Подати документи на оцифрування можна онлайн навіть з-за кордону — через вебпортал ПФУ з використанням КЕП або Дія.Підпис. Для цього достатньо відсканувати всі заповнені сторінки трудової книжки та завантажити їх через особистий кабінет на порталі.
Що перевірити в трудовій книжці перед оцифруванням
Перед скануванням рекомендується провести аудит трудової книжки. Титульний аркуш має містити повне ПІБ та дату народження без скорочень, підпис власника, підпис відповідальної особи та печатку установи. Усі записи про роботу мають бути розбірливими, із зазначенням дат і посад. Якщо є помилки або виправлення — краще заздалегідь уточнити їх статус у ПФУ або попередніх роботодавців.
Коротко: що важливо пам’ятати
- Строк оцифрування — до 10 червня 2026 року.
- Процедура не є обов’язковою, штрафів немає.
- Електронний реєстр містить дані лише з 2000 року — стаж до цього потрібно вносити окремо.
- Подати можна онлайн через портал ПФУ або особисто у сервісному центрі.
- Для онлайн-подачі потрібен КЕП або Дія.Підпис.
Читайте також: Пенсійне посвідчення онлайн: як оформити та які документи потрібні