Право на щорічну оплачувану відпустку закріплене в Кодексі законів про працю України. Проте багато працівників не до кінця розуміють, як саме розраховуються відпускні та які чинники впливають на їхній розмір. Це призводить до непорозумінь і сумнівів у чесності нарахувань. У цьому матеріалі ми детально розглянемо алгоритм нарахування відпускних в Україні у 2025 році, з прикладами, формулами та поясненнями, щоб кожен міг захистити свої трудові права.
Загальні правила нарахування відпускних
Перед тим як перейти до формул і прикладів, важливо зрозуміти базові принципи. Відпускні — це сума, яку працівник отримує за дні основної або додаткової оплачуваної відпустки. Ці кошти нараховуються окремо від заробітної плати.
Щорічна основна відпустка в Україні становить 24 календарні дні. В окремих випадках, наприклад, для педагогів чи держслужбовців, тривалість може бути більшою. Відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.
Розрахунок середньої зарплати
Для розрахунку відпускних використовується середньоденна заробітна плата працівника за останні 12 місяців роботи. Якщо трудовий стаж менший, враховується фактичний період.
Перед розрахунком відпускних слід визначити суму загальної зарплати за розрахунковий період та кількість календарних днів за винятком свят і невідпрацьованих днів.
Формула розрахунку відпускних
Загальна формула виглядає так:
Середньоденна зарплата = Загальна сума нарахованої зарплати / Кількість календарних днів у розрахунковому періоді (без святкових і неробочих)
Сума відпускних = Середньоденна зарплата × Кількість днів відпустки
Середня зарплата включає:
- посадовий оклад
- премії
- надбавки
- інші доплати, передбачені трудовим договором
Не враховуються:
- лікарняні
- відрядження, що не оплачуються
- одноразові виплати, наприклад, матеріальна допомога
Вплив святкових днів на відпускні
Святкові та неробочі дні не оплачуються і не враховуються при розрахунку тривалості відпустки. Наприклад, якщо відпустка припадає на 28 червня (День Конституції), цей день не враховується, а відпустка подовжується на один день.
Однак у розрахунку середньої зарплати такі дні виключаються з розрахункового періоду.
Приклад розрахунку відпускних
Уявімо, що працівник йде у відпустку на 14 календарних днів у липні 2025 року. За останні 12 місяців його загальна заробітна плата становила 240 000 грн.
- Визначаємо кількість днів у розрахунковому періоді. Припустимо, це 365 – 11 свят = 354 дні
- Середньоденна зарплата = 240 000 / 354 ≈ 677,97 грн
- Сума відпускних = 677,97 × 14 = 9 491,58 грн
Цю суму працівник повинен отримати не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.
Особливості для нових працівників
Якщо працівник працює менше ніж рік, середньоденна зарплата обчислюється за фактично відпрацьовані місяці. Наприклад, якщо трудовий стаж становить лише 6 місяців, розрахунок базується на даних саме цього періоду.
Виплати у разі часткової зайнятості
У разі неповного робочого часу чи роботи за сумісництвом, середньоденна зарплата розраховується пропорційно фактичному заробітку. Формула не змінюється, однак загальна сума буде меншою.
Відпускні при звільненні
При звільненні працівник має право на компенсацію за всі невикористані дні відпустки. Цей розрахунок проводиться аналогічно: визначається кількість невикористаних днів та множиться на середньоденну зарплату.
Додаткова відпустка: що потрібно знати
Окрім основної, працівники мають право на додаткову оплачувану відпустку:
- за шкідливі умови праці
- за роботу за ненормованим графіком
- за особливий характер праці (наприклад, держслужбовці, ветерани праці)
Нарахування додаткових днів також базується на середньоденній зарплаті та включається в загальну суму відпускних.
Які документи потрібні для нарахування
Для правильного розрахунку відпускних бухгалтеру необхідно надати:
- наказ про відпустку
- табель обліку робочого часу
- дані про нараховану зарплату
- графік відпусток (у разі планових відпусток)
У разі відпустки за власний рахунок відпускні не нараховуються, оскільки вона не є оплачуваною.
Відповідальність роботодавця
Виплата відпускних пізніше ніж за три дні до початку відпустки вважається порушенням трудового законодавства. Працівник має право звернутися до Держпраці або до суду для захисту своїх прав. Таке порушення може спричинити накладення штрафу на роботодавця.
Відпустка та податки
Відпускні підлягають оподаткуванню на загальних підставах:
- 18% — податок на доходи фізичних осіб
- 1,5% — військовий збір
- 22% — ЄСВ (сплачується роботодавцем)
Ці податки утримуються під час виплати, тому фактично працівник отримає суму «на руки» меншу за розраховану.
Електронний кабінет та відпустка
У 2025 році все більше підприємств користуються електронним документообігом. Працівники можуть подавати заявки на відпустку через корпоративні платформи або через портал «Дія» (у держсекторі). Це спрощує облік і прискорює обробку документів.
Типові помилки при розрахунку
Серед найпоширеніших помилок під час розрахунку:
- включення святкових днів до розрахункового періоду
- неправильне визначення зарплати за розрахунковий період
- затримка з виплатою
- відсутність нарахувань у випадку додаткових відпусток
Уникнення цих помилок дозволить уникнути конфліктів між працівниками і роботодавцями.
Висновок
Розрахунок відпускних в Україні регламентується чіткими правилами, які має знати як працівник, так і бухгалтер. Сума відпускних залежить від середньоденної зарплати за останні 12 місяців, тривалості відпустки та наявності додаткових днів. Своєчасна виплата, точність у розрахунках і дотримання строків — запорука добросовісних трудових відносин. У разі порушень працівник має право на правовий захист.
Читайте також: Які документи потрібні для виїзду з України у 2025 році: оновлення правил